Wie passen der Name DiVA (Göttin) und ein Werkzeugkoffer zusammen?
Hans: Der Begriff DiVA steht für Digitale Akten- und Vorgangsverwaltung. Und Abkürzungen sind ja so ein Ding in der Verwaltung. Kleiner Scherz: Vielleicht gelingt uns ja ein göttlicher Werkzeugkoffer.
Warum braucht es aus Eurer Sicht überhaupt es ein solches Projekt?
Stephan: Das Thema DMS ist ein sehr wichtiger Baustein für die erfolgreiche Digitalisierung in den Kommunen. Der Entwicklungsstand in den einzelnen Verwaltungen ist dabei aber sehr heterogen. Es gibt Städte, Gemeinden und Landkreise, die schon sehr weit in der Bereitstellung eines DMS sind und bereits mit E-Akten und Workflows arbeiten. In vielen Rathäusern steckt das Thema aber noch in den Kinderschuhen. Gleichzeitig drängt das OZG oder die E-Rechnung zum Handeln.
Hans: Der Freistaat ist in seinem Verantwortungsbereich mit dem Projekt eVA.SAX schon ein gutes Stück des Weges gegangen. Dabei lag der Fokus hierbei auf der Entwicklung und Bereitstellung eines einheitlichen Systems für alle Landesbehörden. Landkreise und Kommunen sind in ihrer Entscheidungsfindung frei, was zum einen mehr Spielraum, aber eben auch deutlich mehr Herausforderungen mit sich bringt.
Welche Lücke schließt das Projekt?
Stephan: Unser Projekt soll den Kommunen helfen, zu einer qualifizierten Entscheidung bei der Einführung eines DMS aber auch der Anwendung mit immer wieder neuen Fragestellungen zu kommen. Wir haben uns als Ziel gesetzt, den Kommunen dafür verschiedene Handreichungen zu geben. Unser Vorteil: Wir sind vollkommen neutral. Ob und welches Produkt eine Kommune am Ende wählt, ist nicht entscheidend. Das unterscheidet uns fundamental von Dienstleistern, die in erster Linie ihr Produkt im Blick haben müssen.
Wie seht ihr euer Projekt im Verhältnis zu unserem Digital-Lotsen-Projekt?
Hans: Das Thema DMS, E-Akte und elektronische Vorgangsbearbeitung ist ziemlich umfangreich. Während Ihr als Digital-Lotsen den allgemeinen Zugang zur Digitalisierung schafft, wollen wir uns nur um dieses eine Basisthema kümmern. Gleichzeitig wollen wir intensiv mit Euch zusammenarbeiten. Euer Erfahrungsschatz ist für unsere Aufgabe und damit auch für die Kommunen Gold wert. Und am Ende ist es unser Ziel, die Ergebnisse auch mit euch Digital-Lotsen zu teilen und in die Landkreise, Städte und Gemeinden zu tragen.
Braucht es denn überhaupt eine spezifische Software für das Dokumentenmanagement? Es gibt doch jetzt schon ziemlich viele Fachverfahren.
Stephan: Aus unserer Sicht ist ein DMS ein „Must-Have“. Gerade weil es so viele verschiedene Anwendungen gibt. Nahezu jede dieser Anwendungen stellt einen eigenen Datenspeicher bereit oder will Daten auf Netzwerkspeichern ablegen. Das Ergebnis: Daten werden mehrfach vorgehalten, können nicht oder nur schlecht zwischen verschiedenen Fachverfahren ausgetauscht werden. Das E-Mail-Postfach wird bei einigen Verwaltungen ungewollt zum zentralen Datenspeicher. Mit allen nur denkbaren Nachteilen.
Hans: Ein DMS soll diesen Problemen begegnen. Man könnte es auch als „Querschnitts-Anwendung“ bezeichnen. In einer idealen Welt ist das DMS der Ort, an dem alle erforderlichen und rechtlich zulässigen Informationen zusammenlaufen – möglichst automatisch und ohne viele Handgriffe durch die Anwender. Dabei müssen natürlich die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet werden.
Und wie wollt Ihr das umsetzen?
Hans: Wir wollen den Mitarbeitern und deren Vorgesetzen möglichst einfache Zugänge zu diesem komplexen Thema ermöglichen. Das könnte beispielsweise durch Checklisten, Schaubilder, Gebrauchsanleitungen oder Planungsvorlagen, bis hin zu spielerisch dargestellten Abläufen und Entscheidungsbäumen verwirklicht werden. Einführungszeiträume können damit verkürzt und Kosten gespart werden.
Stephan: Das in den Städten, Gemeinden und Landkreisen bereits vorhandene Wissen zu den Themen E-Akte und DMS usw. ist ein wichtiger Schatz, der gehoben werden soll. Im Verlauf des Projekts werden weitere Erkenntnisse hinzukommen. Dieses Wissen soll für alle sächsischen Kommunen gebündelt und verfügbar gemacht werden. Dafür könnte beispielsweise auch die neue Wissens-Vernetzungs-und-Lernplattform von euch Digital-Lotsen genutzt werden.
Welchen Nutzen bietet das DiVA-Projekt für Verwaltungen, die DMS und E-Akte bereits etabliert haben?
Hans: Bei der Auswahl der Projektkommunen sollen Kommunen mit verschiedenstem Stand in der Anwendung eines DMS berücksichtigt werden. Mitarbeitende in diesen Verwaltungen sind wichtige Partner mit viel Erfahrungswissen. Erste Gespräche haben gezeigt, dass es gerade auch für diese Kommunen viele Fragestellungen gibt, die die Beginner-Kommunen in einigen Monaten oder Jahren auch haben werden. Es ist wie in der richtigen Werkstadt: Es gibt einige Multitools, Standard-Werkzeuge und Spezialwerkzeuge.
Projektkommunen? Das klingt interessant. Wie habt ihr euch das gedacht?
Hans: Es wird ein einfaches Bewerbungs- und Auswahlverfahren geben. Die Kriterien haben wir schon festgelegt. Wichtiges Merkmal ist die Bereitschaft an einer spezifischen Aufgabenstellung bei der Erarbeitung der Werkzeuge mitzuwirken. Das Verfahren werden wir über unsere Website und die etablierten Wege von SLKT und SSG, wie zum Beispiel die Digital-Lotsen-Flaschenpost, bekannt machen.
Stephan: Aber auch Kommunen, die nicht als Projektkommunen mitarbeiten können oder möchten, sind für uns ein wertvoller Partner. Wir sind immer an einem regelmäßigen Erfahrungsaustausch interessiert. Auch für Fragen oder Probleme wollen wir ein offenes Ohr haben.
Bis wann läuft das Projekt?
Hans: Der Projektzeitraum ist zunächst bis Ende 2024 vorgesehen. Das ist eine kurze Zeitspanne und daher wird es für uns sportlich. Sicherlich wird es darüber hinaus Bedarf geben und auch neue Werkzeuge werden benötigt werden. Daher halten wir es für nicht ausgeschlossen, dass das Projekt verlängert wird. Zuerst müssen wir aber die erste Etappe meistern!
Mit wem wird das Projekt zusammenarbeiten, wer sind Partner und Verbündete?
Stephan: In erster Linie sind unsere Partner die Städte, Gemeinden und Landkreise. Wir wollen nah dran sein am Geschehen vor Ort und uns über die Einführungsprojekte und die dabei auftretenden Probleme selbst ein Bild machen. Dies werden wir u. a. mit und in unseren Projektkommunen verwirklichen. Ihr Digital-Lotsen und der Freistaat Sachsen seid daher wichtige Hinweisgeber und Kooperationspartner. Aber auch die zahlreichen weiteren Beteiligten der Verwaltungsdigitalisierung in Sachsen wollen wir einbeziehen und mit diesen kooperieren. Und nicht zuletzt werden wir frühzeitig die Brücke zu den DMS-Herstellern schlagen – einerseits, um über neue Entwicklungen in diesem Segment immer auf dem Laufenden zu sein und andererseits, um die Anliegen der Kommunen dorthin zu kommunizieren. Aber auch die Hinweise und Anliegen der DMS-Hersteller und Dienstleister wollen wir hören und in unsere Überlegungen einfließen lassen.
Wer seid Ihr und welche Erfahrungen bringt ihr in das Projekt ein?
Hans: Ich war viele Jahre in sehr unterschiedlichen Bereichen einer mittelgroßen sächsischen Stadt tätig, habe verschiedene Fachverfahren kennengelernt und war beispielsweise auch als Mitarbeiter einer Rechtsabteilung und als Berufsausbilder tätig. An der Hochschule Meißen war ich im Fortbildungszentrum des Freistaats Sachsen auch für die Konzeption von Lehrgängen für die Digitalisierung der Verwaltung verantwortlich. Ich bringe also meine Rechts- und Verwaltungskenntnisse mit und will gerne auch meine Erfahrungen in der Aus- und Fortbildung im Projekt einbringen.
Stephan: Ich hingegen komme aus der freien Wirtschaft, war bisher freiberuflich unterwegs. Als IT-ler habe ich hauptsächlich in der Softwareentwicklung gearbeitet. Verwaltung ist für mich also „Neuland“, was ich als Bereicherung für das Projekt ansehe, denn ich bringe einen komplett anderen Blickwinkel hinein.
Hans: Wir denken, dass wir mit unserer unterschiedlichen beruflichen Vorgeschichte eine gute Mischung darstellen, die dem Projekt DiVA sehr nützlich sein kann.
Wie erreicht man euch am besten?
Stephan: Ideal ist – wir wollen ja digital arbeiten – per E-Mail: diva@lkt-sachsen.de