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Antrag auf Auskunft zur Kampfmittelbelastung

Die Stadt Markkleeberg verzeichnete Anfang des Jahres einen deutlichen Anstieg der Anfragen zur Auskunft über die Kampfmittelbelastung. Zwei Mitarbeiterinnen waren mit der Bearbeitung befasst. Die Anfragen erreichten die Verwaltung über verschiedene Kanäle: Briefe, E-Mails, sowie direkte Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern vor Ort. Die Herausforderung, den Prozess neu zu denken, umzusetzen und zu etablieren, musste angegangen werden, als zwei Mitarbeitende in diesem Bereich ausgeschieden sind.

16. Dezember 2024  von Matthias Martin

    Glasfaserausbau generiert weiteren Zuwachs an Anfragen

    „Wir mussten kurzfristig eine spürbare Optimierung des Prozesses angehen. Nur noch eine Bearbeiterin sollte die Antragsflut bewältigen können!“, so IT-Leiter und Digital-Navigator Sebastian Thiele-Weineck im Gespräch.

    Schnell war man sich einig, dass die Form der Antragstellung so vereinheitlicht werden musste, dass eingehende Anträge effizient weiterbearbeitet werden können. Sebastian Thiele-Weineck hat sich in der kommunalen Familie umgesehen und unter anderem bei der Stadt Dresden ein ähnliches PDF-Formular gefunden und analysiert. Mit der langjährigen Erfahrung der Kollegin, die die Anträge bearbeitet, konnte das für Markkleeberg optimale Formular entworfen werden. Angereichert mit den spezifischen Anforderungen der Stadt hat Sebastian Thiele-Weineck dieses Formular mithilfe der Basiskomponente Formularservice und dem Produkt XIMA Formcycle sehr schnell umsetzen können.

    Das Ergebnis spricht für sich: Seit dem 01.07.2024 wird das Formular in Markkleeberg genutzt. In den vergangenen fünf Monaten wurden 57 Anträge über den neuen Antragsweg gestellt. Anfangs mussten Antragsteller immer wieder auf die neue Antragsmöglichkeit hingewiesen werden. Die Akzeptanz stieg jedoch schnell, sodass heute nur noch Anträge bearbeitet werden, die über das Formular "Antrag auf Auskunft zur Kampfmittelbelastung" eingehen.

    Bis dato fehlten häufig Angaben oder wurden falsch eingetragen. Diese Probleme, die zu aufwendigen Nachfragen führten, konnten mit dem neuen FORMCYCLE-Formular behoben werden. Antragsteller sehen jetzt deutlich, welche Angaben Pflichtfelder sind, und die Eingabemaske zwingt sie dazu, diese vollständig auszufüllen.

    Darüber hinaus ermöglicht eine Uploadfunktion das Einreichen von Mehrfach- oder Massenanträgen – eine wichtige Funktion im Kontext des Glasfaserausbaus. Antragsteller können eine Flurstücksliste hochladen und müssen den Antrag nur einmal unterschreiben.

    Nach dem Absenden wird der Antrag an eine Funktions-Mail-Adresse der Stadtverwaltung Markkleeberg weitergeleitet und weiterbearbeitet. Auch wenn das Formular aktuell noch nicht an ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Fachverfahren angebunden ist, stellt es bereits einen großen Schritt hin zu mehr Effizienz dar. "Weitere Optimierungen werden folgen!", da ist sich Sebastian Thiele-Weineck sicher.