Ihr Weg zum DMS: Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten

1. On-Premise vs. Cloud-Lösung 

Die Wahl der Bereitstellungsform eines DMS spielt eine zentrale Rolle in der kommunalen Verwaltung, wo Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben höchste Priorität haben. 

• On-Premise-Lösungen sind häufig die erste Wahl, da sie die vollständige Kontrolle über die Daten ermöglichen. Dokumente verbleiben auf den eigenen Servern, was besonders für datensensible Bereiche wie Einwohner- oder Finanzämter von Vorteil ist. 

• Cloud-basierte Lösungen hingegen gewinnen an Beliebtheit, da sie flexible Zugriffsoptionen und eine einfache Skalierbarkeit bieten. Hier ist jedoch wichtig, dass die Serverstandorte und Datenschutzstandards den Vorgaben, etwa der DSGVO, entsprechen. 

Viele Anbieter bieten mittlerweile hybride Modelle, die die Vorteile beider Ansätze kombinieren, z. B. durch lokale Datenspeicherung und cloudbasierte Ausfallsicherheit. 

2. Funktionsumfang und Spezialisierung 

DMS-Systeme für kommunale Verwaltungen können sich in ihren Funktionen durchaus unterscheiden. Besonders relevante Aspekte sind: 

• Akten- und Vorgangsverwaltung: Ein DMS stellt in der Regel nur die technische Basis für die E-Akte bereit, bringt aber selten ein fertiges Aktensystem mit. Nutzer müssen dieses meist selbst anlegen und konfigurieren. Einige Anbieter stellen jedoch Musterakten zur Verfügung, die z.B. in sogenannten „Fachkonfigurationen“ enthalten sein können. Diese vorkonfigurierten Lösungen bieten Kommunen oft erhebliche Vorteile und ermöglichen eine deutliche Zeitersparnis. 
  

• Workflow-Management: Einige DMS-Anbieter erweitern ihre Systeme um Funktionen zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Verwaltungsvorgänge können mittlerweile direkt aus dem DMS heraus angestoßen oder zukünftig sogar vollständig integriert werden. Diese Entwicklung schreitet rasant voran, und in den kommenden Monaten und Jahren sind erhebliche Fortschritte zu erwarten – bis hin zur vollständigen Prozessautomatisierung.  

• Digitale Langzeitspeicherung: In der kommunalen Verwaltung müssen Dokumente so lange revisionssicher gespeichert werden, wie es gesetzliche oder behördenintern festgelegte Aufbewahrungsfristen erfordern. Geeignete Dokumentenmanagementsysteme unterstützen dies durch eine leistungsfähige Langzeitspeicherung sowie eine anschließende Aussonderung und Übergabe an elektronische Archive.  

• Schnittstellen zu Fachverfahren: Kommunale Verwaltungen nutzen oft spezialisierte Software wie Einwohnerwesen- oder Bauamtslösungen. Ein DMS sollte nahtlos in diese Fachverfahren integriert werden können. Die Aspekte der Integration und Interoperabilität werden immer wichtiger.
  

3. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen 

In der öffentlichen Verwaltung stehen Datenschutz und Compliance besonders im Fokus.  

• Revisionssicherheit: Um die gesetzlichen Anforderungen (z. B. GoBD) aber auch ganz allgemein die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung zu erfüllen, muss ein DMS revisionssicher sein. Das bedeutet, dass jede Änderung an Dokumenten nachvollziehbar dokumentiert wird. Dies ist bei den meisten Anbietern Standard, sollte aber bei neuen oder exotischen Produkten dennoch stets überprüft werden. 

• Zugriffsmanagement: In der kommunalen Verwaltung müssen Zugriffsrechte präzise definiert und rollenbasiert gesteuert werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Hier sollte anhand konkreter Anforderungen oder auch in entsprechenden Bietergesprächen geklärt werden, wie komfortabel die Konfigurationgsinstrumente der jeweiligen DMS-Produkte sind, und ob sie die Rollen- und Rechtekonzepte mit möglichst geringem Aufwand für die Kommune abbilden können. 

• Verschlüsselung: Systeme mit End-to-End-Verschlüsselung bieten zusätzlichen Schutz bei der Übertragung und Speicherung von Dokumenten. 

4. Herstellersupport und Community 

Ein oft unterschätzter Faktor bei der Auswahl eines DMS ist die Qualität des Supports und die Stärke der Anwender-Community. 

• Herstellersupport: In der kommunalen Verwaltung können Störungen oder Ausfälle schnell zu großen Problemen führen. Daher ist ein kompetenter und gut erreichbarer Support unverzichtbar. Wichtig ist auch, dass der Hersteller regelmäßige Updates bereitstellt, um die Software aktuell und sicher zu halten. Zu empfehlen ist hierbei, mit dem Hersteller SLA´s (Service-Level-Agreements) abzuschließen, um Reaktionszeiten und Supportumfang zu gewährleisten. 

• Community und Erfahrungsaustausch: Eine aktive Anwendergruppe mit Kommunen, die das gleiche DMS-Produkt einsetzen, kann wertvolle Praxiserfahrungen liefern. Einige DMS-Anbieter organisieren spezielle Foren oder Netzwerktreffen für kommunale Anwender, was den Austausch und die Zusammenarbeit erleichtern. 

5. Anpassbarkeit nach Organisationsgröße 

Die Anforderungen einer kleinen Gemeinde unterscheiden sich erheblich von denen einer Großstadtverwaltung. Deshalb sollten DMS-Systeme skalierbar sein und auf die spezifischen Anforderungen zugeschnitten werden können.  

• Individuelle Anpassbarkeit: Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit, Workflows und Aktenpläne individuell auf die Strukturen der Verwaltung abzustimmen. 

• Branchenspezifische Funktionen: Einige Anbieter haben sich auf die öffentliche Verwaltung spezialisiert und bieten Module für typische Prozesse an. 

6. Benutzerfreundlichkeit und Schulung 

In kommunalen Verwaltungen arbeiten oft Mitarbeitende mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen. Daher ist die Benutzerfreundlichkeit ein entscheidender Faktor. 

• Intuitive Bedienung: Ein einfaches und klar strukturiertes Interface hilft, die Akzeptanz des Systems zu steigern und Schulungsaufwände zu minimieren.
• Schulungs- und Weiterbildungsangebote: Gute Anbieter unterstützen Kommunen mit gezielten Schulungen, Webinaren und Dokumentationen, damit die Einführung und Nutzung des Systems reibungslos verläuft. 

7. Kosten und langfristige Investitionen 

Kommunale Verwaltungen arbeiten oft mit begrenzten Budgets. Daher sollten bei der Auswahl eines DMS die kurz- und langfristigen Kosten berücksichtigt werden. 

• Lizenzmodell: Anbieter unterscheiden sich in ihrer Preisgestaltung. Manche arbeiten mit Einmalzahlungen, andere mit nutzungsbasierten Abo-Modellen. 

• Kosten für Weiterentwicklung, Service und Betrieb: Neben den reinen Lizenzkosten sollten mögliche Zusatzkosten, z. B. für Individualisierungen, Betrieb oder Schulungen, langfristig eingeplant werden. Auch die Integration bestehender Fachanwendungen muss unter Kostenaspekten geprüft werden. Existieren bereits Schnittstellen zwischen DMS und Fachverfahren? Funktionieren diese reibungslos in beiden Richtungen? Sind Anpassungen nötig und welche Kosten fallen dafür an? 

Fazit 

Die Wahl eines DMS für die kommunale Verwaltung erfordert eine sorgfältige Abwägung. Datenschutz, Integrationsfähigkeit, Workflow-Automatisierung und Support sind zentrale Kriterien, die je nach Größe und Anforderungen der Verwaltung unterschiedlich gewichtet werden sollten.  

Ein DMS ist mehr als nur eine Software: Es ist ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung, Rechtskonformität und besseren Bürgerorientierung. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie gut ein System die spezifischen Bedürfnisse der Verwaltung abdeckt und wie umfassend die Unterstützung durch den Hersteller und die Community ist. 

Kommunen profitieren von einem gründlichen Vergleich verschiedener Anbieter und einer klaren Definition ihrer Anforderungen. So wird aus einer Investition in ein DMS ein nachhaltiger Beitrag zur Digitalisierung und Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Viele DMS-Anbieter entwickeln ihre Produkte ständig weiter. Einige Systeme werden in absehbarer Zeit von der reinen Dokumentenverwaltung zur Prozessautomatisierung übergehen. Das ist ein sehr dynamischer Prozess und bei künftigen Beschaffungsvorgängen sollte dies beachtet und anhand der eigenen kommunalen Bedürfnisse in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. 

Tipp:  

Unser Partnerprojekt DiVA (Digitale Vorgangs- und Aktenbearbeitung) beschäftigt sich intensiv mit allen Themen rund um E-Akte und DMS. Es entwickelt eine umfangreiche Übersicht an Kriterien und Funktionen, die in einen individuellen kommunalen Anforderungskatalog aufgenommen werden können. 

Kontakt: 

E-Mail: diva@lkt-sachsen.de 

Website: https://diva-sachsen.de