Beweggründe für das Ausscheiden klar kommunizieren
Gerade wenn ein gutes Arbeitsklima vorhanden ist, sollten die Überlegungen und Beweggründe bereits im frühen Stadium des Ausscheidens mitgeteilt werden. Vorteilhaft für alle Seiten ist, wenn organisatorische Fragen gemeinsam erörtert werden. Dies schafft die Voraussetzung für ein geordnetes Verlassen der Organisation.
Einen detaillierten Offboarding-Plan erstellen
Ein geordnetes Ausscheiden ist entscheidend für die verbleidenden Mitarbeitenden der Verwaltung. Es soll möglichst sichergestellt werden, dass Projekte und Aufgaben erfolgreich weitergeführt werden. Um sicherzustellen, dass alle Projekte und Aufgaben auch nach meinem Ausscheiden erfolgreich weitergeführt werden, habe ich für mich einen detaillierten Offboarding-Plan erstellt, den ich mit der Projektleitung und dem Team besprochen habe. Dieser Plan berücksichtigt nicht nur geplante Aufgaben, sondern lässt auch Zeit für ungeplante Ereignisse.
Übertragung von Verantwortlichkeiten und Daueraufgaben
Die reibungslose Übertragung von Verantwortlichkeiten ist ein Schlüsselfaktor beim Offboarding. Um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden, erfassen und bearbeiten wir als Team unsere Strategieaufgaben in MeisterTask. Dadurch behalten wir einen klaren Überblick über anstehende Aufgaben und den Bearbeitungsstand. Ich stelle sicher, dass alle Aufgaben übergeben werden und dass der Ablageort, der alle relevanten Informationen enthalten soll, gepflegt ist.
Die richtigen Personen informieren
Die Kommunikation des Ausscheidens an die richtigen Adressaten ist ebenso von entscheidender Bedeutung. Dabei sollte nicht nur das direkte Team informiert werden, sondern auch sämtliche Arbeitskollegen sowie weitere Stakeholder. Dies ist mit dem Vorgesetzten abzusprechen und zu planen.
Vorbereitung der Arbeitswerkzeuge und -tools
Während des Offboardings ist es wichtig, die digitalen Arbeitswerkzeuge ordnungsgemäß zu verwalten. Dazu gehört beispielsweise das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook mit einer Alternativ-Emailadresse. Zudem sollten andere Tools wie der Passwortmanager überprüft werden, wenn Zugriffsberechtigungen weitergegeben werden müssen. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten, um nicht die gesamte eigene digitale Identität zu übertragen.
Abschied und Reflexion gemeinsam mit dem Team
Ein gemeinsamer Abschiedstermin mit dem direkten Arbeitsumfeld bietet sich nicht nur an, um letzte Unklarheiten zum Offboarding zu beseitigen, sondern auch die Möglichkeit für eine kleine Retrospektive. Besonders, um wertvolles Feedback zu geben und positive Erinnerungen zu teilen.
Ich möchte mich bei jedem von Euch Digital-Navigatoren für die großartige Zusammenarbeit bedanken. Besonders die Workshoptage waren eine tolle Möglichkeit, Eure Städte und Gemeinden kennenzulernen. Trotz so mancher Hürden, die es zu beseitigen galt, waren diese Tage auch für mich interessant und haben Spaß gemacht. Mein Team unterstützt mich sehr beim Offboarding und ich bin optimistisch, dass keine großen Lücken entstehen werden. Euch alles Gute wünscht
Eure Digital-Lotsin Natalie