Mit § 2a Absatz 4 SächsEGovG hat die Staatsregierung die Regelung getroffen, dass ein Unterschriftsfeld auf einem Papierformular in der elektronischen Fassung entfällt. Bevor ein Formular digitalisiert ist, muss geprüft werden, ob das Fachgesetz die Schriftform ausdrücklich anordnet. Ist das Schriftformerfordernis nicht im Fachgesetz angeordnet, gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Die Behörde kann folglich in jeder geeigneten Art und Weise das Verwaltungsverfahren durchführen. Ein Verfahren, welches schriftformersetzend wirkt, ist die qualifizierte elektronische Signatur nach der eIDAS Verordnung. Sie stellt besondere Anforderungen an Authentizität und Integrität des Antragstellenden und wirkt vor Gericht beweislastumkehrend, d.h. es wird bewiesen, dass der Unterzeichnende den Inhalt im digital signierten Dokument selbst unterschrieben hat.
In der Vergangenheit wurde zur Unterstützung des Verwaltungsvollzugs eine Vielzahl von Papierformularen mit Unterschriftsfeld entwickelt. Vor der Überführung in ein Onlineformular ist unbedingt die Notwendigkeit des Unterschriftfelds zu prüfen. Fakt ist, dass die elektronische Einbindung der Unterschrift bisher enorme technische Hürden stellt. In 90% aller Anwendungsfälle genügt die einfache elektronische Signatur, allerdings ist hier der Beweiswert eingeschränkt. Es gibt keine Universallösung bei der Digitalisierung von Formularen, denn die Behörde muss im individuellen Sachverhalt abwägen welche Sicherheitsanforderungen gestellt werden, wenn kein Schriftformerfordernis gilt. Hier gilt im Zweifelsfall die Barriere für den Bürger und für die interne Arbeit so gering wie möglich zu halten. Nach § 3a Abs. 2 VwVfG zählt zur Umsetzung des Schriftformerfordernisses auch die eID, welche in das Onlineformular eingebunden werden kann. So hat sich die Behörde die Identität des Antragstellenden bereits durch eine unabhängige staatliche Instanz bestätigen lassen und verfügt über einen Sicherheitsaspekt.