Die Siedler von…Neu-Mittelstadt
Ein Rückblick von Susann
Beim diesjährigen Netzwerktreffen in Chemnitz hatten wir ein ganz besonderes Format geplant. In einer Kreativwerkstatt wollten wir simulieren, wie ihr ohne Denkverbote über die Verwaltung der Zukunft diskutieren könnt.
10-5-Ziel
Die Aufgabenstellung für die elf Siedler unser imaginären Insel Neu-Mittelstadt:
Einigt euch auf die zehn wichtigsten Punkte, welche die Verwaltung Neu-Mittelstadt ausmachen soll. Leitet fünf Maßnahmen ab, die ihr unmittelbar umsetzen wollt und überlegt euch „Kennzahlen“, woran ihr messen könnt, ob das ganze Gedankenexperiment auch Erfolg hat.
Und schon ging es los mit der Gedankenreise. Wir Digital-Lotsen hatten euch eine Kiste mit Ideen vorbereitet, welche die Diskussion in Gang bringen sollte.
Zwar haben die Neu-Mittelstädter alles durchgelesen, aber ziemlich schnell entspann sich eine Diskussion um viele tolle eigene Ideen, die sie am Ende der Kreativwerkstatt auch im Plenum präsentierten.
Das Experiment hinter dem Experiment
Für Katharina und mich, die euch beobachten durften, war es sehr spannend zu sehen, wie ihr miteinander agiert habt. Unser eigentliches Ziel der Kreativwerkstatt war nämlich gar kein neues Verwaltungskonzept, sondern das Miteinander und die Selbstorganisation zu beobachten, wenn eine beliebig zusammengestellte Gruppe sich mit einem Thema befasst.
Nun, ihr habt unsere hoffnungsvollen Annahmen für dieses Experiment bestätigt und uns trotzdem erstaunt!
Neben den von uns erwarteten inhaltlichen Fragen rund um Führung und Hierarchie, die sehr schnell in eurer angeregten Diskussion aufkamen, hat uns überrascht, wie gleichberechtigt die Kommunikation stattfand.
Quasi ohne vorher abgestimmtes Regelwerk habt ihr euch direkt in eine respektvolle Unterhaltung begeben, bei der alle zu Wort kamen und bei der auch viel gelacht wurde.
Es war eine Freude zu sehen, dass ihr alle gute Kommunikation „könnt“. Für die Tätigkeit als Digital-Navigatoren bzw. als Verantwortliche in Digitalisierungs- und Veränderungsprozessen ist das einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren.
Die Ergebnisse
Inhaltlich hat uns wenig überrascht, dass ihr schnell beim Punkt wart, dass auch euer eigenes Verwaltungserleben die Diskussion um neue Ideen stark prägt.
Thomas hat es perfekt auf den Punkt gebracht und sagte sinngemäß:
„Ich kann mich davon nicht lösen, was ich bereits kenne.“
Den Originalton könnt ihr auf unserem "Mitschnitt" noch einmal nachsehen und nachhören.
Schnell habt ihr in der Gruppe deshalb dafür votiert, ein Regelwerk und Entscheidungswege für Neu-Mittelstadt einzuführen. Die Frage, ob überhaupt Regeln nötig sind oder sich Neu-Mittelstadt auch selbst regulieren kann, kam - wie von uns erwartet - auch auf. Eure Gruppe hatte aber schnell erkannt, dass ihr einen Konsens braucht und klare Regeln, um gemeinsam etwas Neues aufzubauen, hinter dem alle stehen.
Erinnert euch das an euren Arbeitsalltag in den Digitalisierungsprozessen? Wenn ihr fach- oder prozessübergreifend etwas (digital) verändert wollt, müsst ihr den Rahmen definieren und einen gemeinsamen Nenner finden!
Unser Take-away
Als Lektion aus diesem neuen Format haben wir Digital-Lotsen mitgenommen, dass Selbstorganisation keine Selbstverständlichkeit ist – auch wenn ihr das vorbildlich umgesetzt habt. Hier sind noch einmal sechs goldene Regeln, wie Teams bei ihrer Arbeit sich erfolgreich selbst organisieren können. Nehmt das gern mit in euren Alltag!
Ziele und Vision klar definieren
Das Team sollte sich zu Beginn über die gemeinsamen Ziele und die Vision verständigen. Wenn jeder weiß, was erreicht werden soll, kann jeder entsprechend handeln. Überprüft regelmäßig den Fortschritt und passt Ziele an, falls notwendig.
Verantwortlichkeiten und Rollen klären
Es ist wichtig bzw. unverzichtbar, dass jeder im Team weiß, welche Rolle er/sie spielt und welche Aufgaben er/sie übernimmt. Gleichzeitig sollten die Rollen flexibel genug sein, um bei Bedarf Aufgaben zu tauschen oder anzupassen. Besonders erfolgreich wird Teamwork, wenn die Verantwortlichkeiten an den Stärken der Teammitglieder orientiert sind.
Effektiv kommunizieren
Schafft ein Klima, in dem Teammitglieder offen über Herausforderungen und Fortschritte sprechen können. Auch wenn es Aufwand bedeutet: Regelmäßige Stand-up-Meetings oder Retrospektiven fördern den Austausch und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Verwendet geeignete Kommunikations- und Projektmanagement-Tools, um eure gemeinsamen Erfolge sichtbar zu machen.
Nichts hält so gut zusammen, wie das Gefühl, gemeinsam etwas erreicht zu haben.
Gemeinsam entscheiden
Trefft Entscheidungen möglichst gemeinsam. Auf diese Weise fühlen sich alle Teammitglieder verantwortlich und engagiert. Legt klare Prozesse fest, wie Entscheidungen getroffen werden (z.B. durch Abstimmungen oder Diskussionen), um Konflikte zu vermeiden. Und klar braucht ihr eine Regel, die sagt, wie es weitergeht, wenn kein Konsens möglich ist.
Vertrauen aufbauen
Selbstorganisierte Teams benötigen Vertrauen, dass jeder die eigenen Aufgaben erfüllt und Verantwortung übernimmt. Vertrauen entsteht durch transparente Kommunikation und das Einhalten von Zusagen. Das gilt auch für Fehler. Schafft ein Umfeld, in dem Fehler als Teil des Lernprozesses betrachtet werden und als Chance, um gemeinsam besser zu werden.
Kontinuierlich verbessern
Implementiert regelmäßige Feedback-Runden, in denen Teammitglieder sich gegenseitig konstruktiv reflektieren können. Jeder hat einen „blinden Fleck“ und wenn ein Teammitglied über Feedback hilft, diesen „auszuleuchten“, haben alle gewonnen. Haltet regelmäßig Retrospektiven ab, um zu reflektieren, was gut funktioniert hat und wo es Verbesserungsbedarf gibt.
Wir Digital-Lotsen versuchen, uns in unserem Alltag natürlich auch daran zu halten. Wenn ihr eure Erfahrungen mit selbst organisierten Teams in Digitalisierungsprozesse teilen wollt, schreibt uns! Wir sind immer auf der Suche nach Best-Practices und Erfahrungswerten, die wir teilen können.
Und wie geht's weiter?
Natürlich wird das Format der Kreativwerkstatt wiederbelebt. Nachdem es so gut funktioniert hat, werden wir es mit anderer Fragestellung sicher noch einmal „auf die Bühne“ bringen!