Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist eine digitale Methode, um Dokumente und Informationen rechtsverbindlich zu unterschreiben, ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papierdokumenten. Sie ermöglicht es, rechtsgültige Vereinbarungen, Anträge oder Verträge online und ohne physische Anwesenheit zu unterzeichnen. 

Anders als bei einer herkömmlichen Unterschrift auf Papier, die oft schwer zu überprüfen ist, bietet die elektronische Signatur zusätzliche Sicherheitsmechanismen, um die Echtheit und Unversehrtheit des unterschriebenen Dokuments zu gewährleisten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Signatur nicht nachträglich verändert werden kann und dass der Unterzeichner zweifelsfrei identifiziert werden kann.

Die elektronische Signatur basiert auf kryptografischen Verfahren, die es ermöglichen, eindeutige digitale Signaturen zu erstellen und zu überprüfen. Sie spielt eine wichtige Rolle in der digitalen Transformation von Verwaltungsprozessen, da sie den Weg für eine effizientere und papierlose Verwaltung ebnet.

• Einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der digitalen Unterschrift. Sie wird häufig in alltäglichen Transaktionen verwendet, beispielsweise beim Zustimmen zu Online-Nutzungsbedingungen oder beim Bestätigen von Empfangsquittungen. Die einfache elektronische Signatur bietet einen Nachweis, dass das Dokument von einer bestimmten Person unterzeichnet wurde, jedoch ohne zusätzliche Sicherheitsmerkmale zur eindeutigen Identifizierung des Unterzeichners.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter in Sachen Sicherheit und Identifizierung. Sie erfordert eine persönliche Identifikation des Unterzeichners, wie beispielsweise die Eingabe eines individuellen Passwortes oder die Verwendung eines biometrischen Merkmals wie dem Fingerabdruck. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass die Signatur durch unbefugte Personen genutzt werden kann. Die fortgeschrittene elektronische Signatur wird in rechtlich bindenden Transaktionen eingesetzt, bei denen eine höhere Sicherheitsstufe erforderlich ist.

• Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die höchste Stufe der rechtlichen Verbindlichkeit dar. Sie basiert auf einer zertifizierten digitalen Identität des Unterzeichners, die von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfordert spezielle Hardware, wie zum Beispiel eine qualifizierte Signaturkarte. Die qualifizierte elektronische Signatur wird bei besonders wichtigen und rechtlich anspruchsvollen Transaktionen verwendet, bei denen höchste Sicherheit und Authentizität erforderlich sind, beispielsweise in Verträgen oder behördlichen Genehmigungsverfahren. Aufgrund der Komplexität ist sie das einzige Signaturverfahren, was schriftformersetzend nach § 3a Abs. 2 VwVfG wirkt.

Über die BaK ESV können sich Soft- und Hardwarekomponenten beschafft werden. Der Beschaffungsvorgang wird über das BaK ESV-Warenhaus abgebildet für den die Kommune einen Zugang benötigt. Die Signatursoftware Governikus DATA Boreum ist kostenfrei, wohingegen weitere Komponenten (bspw. die Signatur- oder Siegelkarte sowie das Kartenlesegerät) kostenpflichtig bestellt werden können. Für den Beschaffungsprozess sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, da sich der Antragsteller gegenüber der Bundesdruckerei authentifizieren muss. 

Die Digital-Lotsen-Sachsen bieten am Programm teilnehmenden Kommunen Lerninhalte und Aufbaumodule zum elektronischen Signieren an, darunter beispielsweise zu folgenden Fragestellungen: 

• Was genau ist eine elektronische Signatur? 
• Wie läuft das Signieren technisch ab? 
  
• Was benötigt ein Verwaltungsmitarbeiter zum Signieren? 

Eine Vorschau können Sie sich hier ansehen.

In einem Digitalen Frühstück stellte der SID die qualifizierte elektronische Signatur vor und erläutert das Vorgehen zum Signieren mit der Signatursoftware der BaK. Wollen Sie kostenfrei Zugang zur Aufzeichnung, melden Sie sich gern für unser Digitales Frühstück an, um dieses zu erhalten.