Prozessmanagement

Effiziente und bürgernahe Verwaltungsstrukturen sind eine der Grundlagen für die Kommune der Zukunft. Digitale Transformation zwingt Kommunen an zahlreichen Stellen, ihre Arbeitsabläufe zu verändern. Neue IT-Systeme kommen zum Einsatz, und Veränderungen bestimmen den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden wie auch der Kunden. Doch nicht immer wird "das Neue" auch als "besser" empfunden. Für spürbare Verbesserungen ist entscheidend, kritisch zu prüfen, ob das (neue) Werkzeug tatsächlich zur Aufgabe passt und ob Mitarbeitende nicht nur effektiv, sondern auch effizient arbeiten können. Ob Anliegen für den Kunden der Verwaltung mit geringem Antragsaufwand, transparent und in einem angemessenen Zeitrahmen erledigt werden. Nicht zuletzt, dass Verwaltung verlässlich ist und Rechtsstaatlichkeit gewährleistet wird. Verwaltung in Zukunft seinen Kunden proaktiv begegnet und vertrauensvolle Interaktion ergebnisorientiert erlebt werden kann. 

Das SächsEGovG schreibt für staatliche Stellen vor, dass Verwaltungsprozesse, die wesentlich geändert oder erstmals elektronisch unterstützt werden, vor der Einführung neuer IT-Systeme systematisch dokumentiert, analysiert und optimiert werden müssen. Auch für Kommunen ist unabdingbar: Verwaltungsverfahren sollen effizienter gestaltet, Arbeitsergebnisse verbessert und die Nutzerfreundlichkeit erhöht werden. Dies gilt für alle Anpassungen bestehender Arbeitsabläufe oder Anwendung von IT-Systemen. Prozessmanagement trägt wesentlich dazu bei, zentrale Herausforderungen wie den demografischen Wandel, die digitale Transformation und schwindende Ressourcen, um hier nur ein kleine Auswahl zu nennen, effizient zu meistern.

  • Aktuelles

  • Handlungsempfehlungen

    • Entschluss: Einführung von Prozessmanagement.
      • Schlechte analoge Prozesse, die zu schlechten digital abgebildeten Prozessen werden, stiften               keinen Nutzen!
    • Konzeption der Einführung von Prozessmanagement.
      • Verankern Sie Prozessmanagement in ihrer Digitalen Agenda!
    • Bereitstellen von Personalkapazitäten.
      • Ihr Digital-Navigator oder ein anderer Mitarbeiter können befähigt werden.
    • Erstellen sie einen konkreten Arbeitsplan mit Zeit- und Ressourcenzuordnung.
      • Umsetzung des Projekts auf der Digitalen Agenda.
    • Nutzen Sie ein passendes Prozessmanagementwerkzeug.
      • Über die BaK Prozessplattform, können alle sächsischen Behörden PICTURE kostenfrei nutzen.
    • Kommunizieren Sie in Ihrer Organisation offen und transparent.
      • Initial verantwortlich: die Behördenleitung und Ihr Digital-Navigator.
    • Nutzen Sie Synergien durch verwaltungsübergreifende Kooperation.
      • Wir Digital-Lotsen Begleiten, Befähigen und Vernetzen,
      • Wir schaffen verschiedenen Austausch- und Zusammenarbeitsformate.

    Diese Handlungsempfehlungen wurden vom Institut für Wirtschaftsinformatik Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement durch Prof. Dr. Jörg Becker über eine Studie zum Status quo hergeleitet und bestätigen unser Vorgehen im Digital-Lotsen-Programm. 

  • Gemeinsam - nicht einsam!

    In unseren Formaten machen die Teilnehmenden immer wieder die Erfahrung: Austausch, gemeinsame Erörterung und Diskussion, kollaboratives Arbeiten schafft Erkenntnis und Synergien. Prozessmanagement in Kommunen ist dafür prädistiniert sich gemeinsam auf den Weg zu machen. In der Vergangenheit gab es einige Initiativen mit guten Ergebnissen. Leider fehlte der lange Atem.

    Das Musterprozessregister Sachsen ist unsere Antwort auf die Feststellung einiger motivierter Digital-Navigatoren beim erstmaligen Aufruf ihrer neu bereitgestellten Prozessplattform: "Hier gibt es ja gar keine Prozesse!". Mit dem Musterprozessregister steht nun ein Prozesskatalog zur Verfügung, aber es fehlen noch Prozessmodelle. Auch Prozessmodelle wollen wir über das Musterprozessregister bereitstellen. Diese sollten aber von Praktikern in den Kommunen erstellt, diskutiert, qualitätsgesichert und bereitgestellt werden. Einige wenige haben sich bei uns bereits gemeldet und sind bereit in einer Prozessmanagement-Community aktiv mitzuarbeiten. Eines ist sicher - dieser Prozess des gemeinsamen Bereitstellens von Prozessmodellen wird für die aktiv Mitwirkenden den größen Gewinn und Kompetenzzuwachs mit sich bringen. Sie wollen auch dabei sein? Dann zögern Sie nicht, uns über das Kontaktformular anzuschreiben. 

  • Prozessplattform Sachsen

    Kommunen können dank der BaK-Mitnutzungsvereinbarung die Prozessplattform Sachsen kostenfrei nutzen. Das System hinter der Prozessplattform Sachsen ist die PICTURE-Prozessplattform und damit das PICTURE-Prozessregister und die PICTURE-BPMN-Modellierung. Darüber hinaus gehört auch Kasaia als Stellenbewertungswerkzeug zur Basiskomponente.

    Sie haben noch keinen Zugang zur Prozessplattform Sachsen? Dann fragen Sie in Ihrem Haupt- oder Organisationsamt ob Ihre Behörde bereits eine Instanz besitzt. Eine Instanz für die eigene Behörde kann hier beantragt werden.

  • Prozessregister und anderen Ordnungssysteme

    Fragen Sie sich hin und wieder, ob Listen und Verzeichnisse nebeneinander geführt werden müssen oder das eine oder andere Verzeichnis mehrere Funktionen übernehmen kann? Im Blick auf das Prozessregister ist diese Frage in jedem Fall berechtigt. Das PICTURE-Prozessregister in der Prozessplattform verfügt über die Möglichkeit verschiedene Attribute zu pflegen und zu nutzen. Somit lohnt sich die Draufsicht und die Erörterung, welche Verzeichnisse und Übersichten vom Prozessregister mit abgebildet werden können.

    Dr. Agnes Schausberger und Dr. Anke Wolfert haben bereits im Rahmen der Einführung der Doppik entsprechende Überlegungen angestellt und in den Meißner Hochschulschriften Heft 1 aufgezeigt und analysiert, welches Ordnungssystem die Frage: „Wer macht was wofür wie und womit?“ in welcher Qualität beantwortet. 

    Ein gutes Beispiel für Synergien mit dem Prozessregister ist die Nutzung der PICTURE-Prozessplattform als Wissensbasis für die Beauskunftung im Rahmen der Behördenrufnummer 115. Die Landeshauptstadt Dresden nutzt diese Möglichkeit seit vielen Jahren und spart somit beim Aufwand bei der Datenpflege.