Ein Vorgehensmodell
Wie geht man beim agilen Change Management vor?
Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich beim Vorgehen im agilen Change Management nicht um einen hintereinander ablaufenden linearen Prozess handelt. Die Grundbausteine Einsichten, Optionen und Experimente stellen Handlungsfelder dar, die in jeder Phase eines Veränderungsprozesses angewandt werden können. So kann ein Veränderungsexperiment zu Beginn eines Veränderungsprozesses dazu führen, nützliche Einsichten zu gewinnen.
Das nachfolgende Vorgehens-Modell zeigt beispielhaft, wie agiles Change Management funktioniert.
- Lift-off Meeting: Am Anfang steht immer eine Veränderungsidee oder ein Problem, dass in der Organisation gelöst werden soll. In diesem Meeting geht es darum die Beteiligten über den Sinn und das Ziel des Veränderungsvorhabens aufzuklären.
- Einsichten Meeting: Es werden unterschiedliche Methodiken angewendet, Informationen darüber zu gewinnen, wie Mitarbeiter über die Veränderung denken und wo die Organisation aktuell steht. Diese Informationen können durch Interviews, gezielte Umfrage, informelle Gesprächsrunden oder auch Kulturanalysen generiert werden. Darauf aufbauend werden diese Informationen analysiert und bieten den Grundbaustein für das Formulieren und Generieren von Optionen. Die gewonnen Erkenntnisse werden anschließend in Form von Hypothesen formuliert, die folgende Formulierung beinhalten: Wir vermuten/ nehmen an, dass wir durch <diese Veränderung> <dieses Problem> lösen, was uns <diesen Nutzen> bringt, was wir an <dieser Messgröße> messen.
- Optionen Meeting: Im nächsten Schritt geht es darum Optionen (Maßnahmen) aufbauend aus den gewonnenen Einsichten (Hypothesen) zu entwickeln, zu priorisieren und auszuwählen. Diese Optionen werden im nächsten Schritt in Form von Veränderungsexperimenten umgesetzt. Es sollten dabei möglichst viele Optionen zum Veränderungsvorhaben ausgearbeitet werden, die nach ihrem jeweiligen Wert und Kosten eingeschätzt werden. Dabei beziehen sich die Kosten nicht auf rein monetäre Aspekte, sondern stehen für den einzusetzenden Aufwand. Der Wert steht für die Wirksamkeit der jeweiligen Option. Somit geht es im ersten Teil immer um das Entwickeln und Ausarbeiten der Optionen und im zweiten Teil um das Testen dieser Optionen.
- Veränderungsexperimente durchführen: Die ausgewählten Optionen werden nun in Form von Experimenten gestaltet. Damit werden die Optionen in konkrete Aufgabenpakete übersetzt, die zudem auch bestimmte Mess- Fortschritts- -und Erfolgskriterien beinhalten. Das gibt dem Change-Team die Möglichkeit, den Erfolg des Veränderungsexperiments nachzuprüfen und nachzuvollziehen. Zur Überprüfung werden die Betroffenen eng einbezogen. Die Experimente werden in einen separaten Zyklus aus Vorbereiten, Umsetzen und Auswerten umgesetzt
- Retrospektiven: Ähnlich zum Scrum-Modell werden auch im agilen Change Management Retrospektiven eingebunden. In Abgrenzung zum Auswertungs-Meeting für das Veränderungsexperiment wird in der Retrospektive nicht inhaltlich das Ergebnis besprochen, sondern das Vorgehen auf der methodischen Ebene kritisch reflektiert. Damit ein geschützter Rahmen gewährleistet werden kann, sind die Retrospektiven nur dem Veränderungsteam vorbehalten. Das bedeutet kein Management, keine Gäste oder Zuschauer. Es lassen sich zwei Retrospektiven unterscheiden:
- Retrospektive I: Hier wird das Vorgehen im aktuellen Durchlauf (aktuelles Experiment) besprochen und ausgewertet.
- Retrospektive II: Das gesamte Vorgehen zur Erreichung des Veränderungsvorhabens wird kritisch beleuchtet.
- Party: Hier geht es um einen würdigenden Abschluss des Veränderungsvorhabens und die Wertschätzung der Mitwirkung aller Beteiligten.
Ablauf von Lean Change
Management mit mehreren Experimenten nach Thorsten Scheller (2017). Auf den Weg zur agilen Organisation. Eigene Darstellung.
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