Kommunikation in Veränderungsprozessen konsequent angehen:
Im folgenden Artikel geht es um die Bedeutung der Kommunikation im Change Management, welche Überlegungen bei der Gestaltung einer professionellen Kommunikation wichtig sind, und wie man bei der Umsetzung einer strategischen Kommunikation vorgeht: Viel Spaß und Inspiration beim Lesen!
Wie lässt sich die Change-Kommunikation im Rahmen des Change Managements einordnen?
Die Kommunikation stellt einen zentralen Handlungsstrang im Change Management dar. Dabei umfasst die Change Kommunikation weit aus mehr als nur zu "informieren". Mithilfe der kommunikativen Mittel soll schließlich auch eine Verhaltensänderung, die durch die Veränderung angestrebt wird, unterstützt und forciert werden. Neben den Zielen zu "informieren" hat Change Kommunikation also auch die Aufgabe Menschen zu "involvieren" und zu "beraten".
Bedeutet neben den zielgerichteten Informationsaustausch, Menschen einzubeziehen, ihre Sorgen und Bedenken ernst zu nehmen und den Dialog aufrechtzuerhalten. Die Beratungsaufgabe der Change-Kommunikation bezieht sich auf die Unterstützung und Stärkung der Führungskräfte, die eine wesentliche Schlüsselrolle im Veränderungsvorhaben einnehmen. Mehr zum Thema Rolle der Führungskräfte im Change Management können Sie im folgenden Artikel nachlesen.
Die Bedeutung der Change Kommunikation im Change Management schlägt sich auch in den Ergebnissen von Studien wieder. Im Change Management Kompass der Porsche Consulting von 2020 wird die professionale Gestaltung der Kommunikation mit 88 % Zustimmung der Befragten als Top 3 der wirksamsten Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von erfolgreichen Transformationen genannt. Über folgenden Link
können Sie die Studie aufrufen.
Auf welche Stolpersteine sollte man im Rahmen der
Change-Kommunikation achten?
Botschaften werden immer mit dem Überbringer verknüpft!
Das bedeutet, das gerade auch wenn schlechte Nachrichten übermittelt werden, folglich die "Nachricht" auch immer mit dem Überbringer in Zusammenhang gebracht werden. Daraus geht hervor, dass man sich strategisch überlegen sollte, welche Botschaften von wen an wen weitergetragen werden sollen.
Wenn nichts neues passiert, reden wir auch nicht drüber!
Diesen Fehler begehen viele, da sie der Meinung sind, dass es sich nicht lohnt über etwas zu sprechen, wo keine neue Entwicklungen stattgefunden haben. Das Problem liegt aber darin, dass wenn Mitarbeiter lange nichts mehr von dem Thema hören, davon ausgehen, dass es möglicherweise im Sande verlaufen ist. Also auch wenn ein Projekt für eine längere Zeit "stagniert", informieren Sie die Mitarbeiter in regelmäßigen
Abständen weiter darüber und machen Sie gegebenenfalls auch die Gründe hierzu transparent.
Beteiligung wurde geschaffen - aber leider an der falschen Stelle!
Sie haben Ihre Mitarbeiter an der Beschaffung eines neues IT-Systems beteiligt, am Ende sich jedoch aus strategischen Gründen für ein komplett anderes IT-System entschieden. Was passiert nun bei Ihren
Mitarbeitern? Diese denken sich - Super, dass war ja klar dass wir nur "zum Schein" mitsprechen dürfen! Beim nächsten Mal können die lange darauf warten, dass ich was beitragen werde! Also machen Sie von Anfang an klar und deutlich an welchen Punkten Mitbestimmung möglich ist und nehmen Sie dann auch die
Ergebnisse der Beteiligung in die weitere Arbeit mit auf.
Widersprüchliche Aussagen werden getroffen oder das Verhalten stimmt mit der Kommunikation nicht über ein!
Die Notwendigkeit sich für strategische Handlungsprinzipien und Kommunikationsgrundsätze zu entscheiden, scheint auf den ersten Blick nicht besonders wichtig zu sein. Das macht man halt aus den Bauch heraus! Jedoch schwingt in jeden Veränderungsvorhaben ein Dilemma mit. Soll es schnell gehen, oder soll das Vorhaben ganzheitlich und möglichst detailliert betrachtet werden. Geht es darum Kosten und Ressourcen möglichst niedrig zu halten oder wird das Vorhaben als Gemeinschaftsprojekt verstanden, bei dem alle Mitarbeiter mitwirken sollen.
Wenn eine klare Positionierung von Beginn klar ist und auch so kommuniziert wird, macht es sich im weiteren Verlauf des Vorhabens weitaus leichter, die daraus resultierenden Folgen vertreten zu können.
Und wie sieht die strategische Umsetzung der
Change-Kommunikation aus?
Der erste Schritt für eine strategisch klare und nachvollziehbare Kommunikation ist oftmals die Entwicklung einer Vision oder eines Leitbilds. Dies kann in Form einer sogenannten "Change Story" umgesetzt werden, die Antworten auf bestimmte Kernbotschaften vermittelt. Dieses "Positionspapier" das im Kreis der Initiatoren des Wandels entwickelt wird, stellt die Grundlage für die weiter Kommunikation des Vorhabens dar. Eine gute Change Story spricht den Kopf, das Herz und das Handeln der Mitarbeiter an. Die Aufgaben der Change Story ist zum Einen Informationen zu liefern und Aufmerksamkeit zu wecken, aber genauso auch Vertrauen herzustellen und Emotionen anzusprechen. Und schlussendliche sollen auch Verhaltensabsichten ausgelöst werden, sprich was müssen die Betroffenen konkret tun, um die Veränderung zu unterstützen.
Darauf aufbauend wird ein Veränderungsfahrplan erstellt, der die Kommunikation strategisch steuert und klärt, wann wer wie was mit welcher Absicht an wen kommuniziert. Um diesen zu entwickeln, müssen erst einmal die Betroffenen, ihre Einstellung zum Veränderungsvorhaben sowie ihr Einfluss auf das Projekt geklärt werden. Ebenfalls fließt die Analyse der Veränderungsauswirkung in den Veränderungsfahrplan mit ein. Dabei sollte der Veränderungsfahrplan auch eng verzahnt mit dem Projektplan sein, damit die Maßnahmen an den richtigen "Knotenpunkten" des Projekts umgesetzt werden.
Dabei ist die Auswahl der Kommunikationsmittel entscheidend. Es gilt sich, zwischen den Polen von Intensität, Interaktion auf der einen und Reichweite auf der anderen Seite zu entscheiden. Und man sollte immer den Zweck der Maßnahme im Blick behalten und die passende Methodik dazu platzieren. Geht es rein um eine Information, sollen Hintergründe erklärt werden, geht es um Austausch, Diskussion über das Thema, um Bedenken und Sorgen aufzunehmen und zu bearbeiten oder geht es um echte Beteiligung und Einbindung von einzelnen Mitarbeitern, die auch konkrete Aufgabenstellungen nach sich ziehen?
Die Wirkkraft einzelner Maßnahmen fällt ebenfalls unterschiedlich aus. Bedeutet, dass "reine" Informationsmedien nur oberflächliche Impulse setzen können, während bei Maßnahmen die eine Verhaltensänderung auslösen sollen, eher intensive und dialogorientierte Medien zu wählen sind.
Fazit:
In jedem Fall bedeutet Veränderungskommunikation eins: Sich konkret Zeit für die strategische Gestaltung zu nehmen! Denn jedes Verhalten während eines Veränderungsprojekt vermittelt eine Botschaft an die Mitarbeiter und hat damit auch eine Auswirkung auf den Erfolg eines jeden Veränderungsprojekts. Denn wie es in einem wichtigen Kommunikationsgrundsatz von Paul Watzlawick heißt: Man kann nicht nicht kommunizieren!