Der Aufbau einer guten E-Mail: "...jetzt wird getrennt!"
In der Change-Kommunikation bleibt sie nach wie vor das bevorzugte Mittel: die E-Mail. Häufig genutzt, jedoch selten nach den Prinzipien eines gehirngerechten Aufbaus gestaltet. Täglich strömt im Berufsalltag eine Flut an E-Mails auf uns ein, während unser Arbeitsgedächtnis nur eine begrenzte Kapazität besitzt, um die wesentlichen Kernbotschaften zu erfassen. In dieser Informationsflut gilt es, sich durch einen ansprechenden Aufbau abzuheben. Dabei spielen sowohl eine klare Struktur als auch eine ansprechende optische Gestaltung eine entscheidende Rolle.
Aus diesen Grund möchten wir eine charmante und kreative Methode vorstellen, wie man eine Ankündigungsmail am Beispiel der Mülltrennung in der eigenen Organisation gestalten kann:
- Ansprechender Betreff: Wählen Sie einen Titel, der Neugier weckt und zum Weiterlesen einlädt. Am Beispiel der Mülltrennung wurde folgender Titel gewählt: „Prima fürs Klima - jetzt wird getrennt!“
- Visuelle Auflockerung: Integrieren Sie wenn möglich Fotos, die die Mitarbeitenden in Aktion zeigen, in unserem Beispiel anhand der Mülltrennung. Authentische Bilder bringen Leben in den Text und schaffen eine persönliche Verbindung.
- Weiterführende Informationen: Ergänzen Sie die Mail mit zusätzlichen Materialien und Links, damit sich die Mitarbeitenden weiter informieren können. Integrieren Sie spielerische Elemente, die zum Mitmachen anregen, wie beispielsweise ein kleines Quiz zur Mülltrennung. Wenn Sie Lust haben ihr Wissen diesbezüglich zu testen, das Quiz können Sie hier abrufen.
- Motivierender Abschluss: Schließen Sie die Nachricht mit einem neugierig machenden Ausblick ab, der zur aktiven Teilnahme motiviert. In unserem Beispiel wurde eine Überraschung für Ende des Monats angekündigt, wenn sich alle Mitarbeitenden an die Mülltrennung halten.
Ein herzlicher Dank geht an Claudia Fischer und Lisa Lehmann vom SSG für dieses gelungene Beispiel einer durchdachten Kommunikation. Haben Sie noch weitere Ideen und Tipps, wie man gute E-Mail Texte verfassen kann? Teilen Sie Ihre Expertise und schreibe uns an digital-lotsen@ssg-sachsen.de.