Themenfeld Abläufe und Prozesse
Worum geht es und warum ist das wichtig?
Prozesse sind ein Pfeiler der digitalen Transformation. Die Transparenz über die eigenen Prozesse ist eine wichtige Basis, die Veränderungen anzugehen und mit digitalen Werkzeugen optimal zu unterstützen. Die aktive Steuerung der Prozesse ist die Grundlage für Lernen und Verbessern bis hin zur Automatisierung von Prozessen. Darüber hinaus hilft Ihnen die Kenntnis Ihrer Prozesse in Verbindung mit Kennzahlen bei der zielgerichteten Planung und Entwicklung Ihrer Verwaltung.
Beschäftigen Sie sich schon damit, wie die Dinge in Ihrer Verwaltung laufen? Welche Prozesse es gibt?
Der Potenzialcheck - wo stehen Sie?
"Es ist ein Prozessmanagement etabliert. Verantwortliche sind benannt und treiben das Thema aktiv voran."
Prozessmanagement bedeutet, sich strukturiert und steuernd mit den eigenen Prozessen und Abläufen zu beschäftigen. Welche Aufgaben haben wir? Wie werden diese ausgeführt? Wie wirken die Beteiligten zusammen? Prozesse müssen regelmäßig bewertet werden. Laufen sie wie vorgesehen? Kann es besser gehen? Sind Veränderungen nötig, z. Bsp. weil sich gesetzliche Grundlagen geändert haben? Prozessmanagement sorgt dafür, dass Optimierungspotentiale gehoben werden und die Prozesse den Anforderungen der Zukunft angepasst werden.
Was können erste Schritte sein?
- Legen Sie Verantwortlichkeiten in Ihrer Verwaltung fest. Schaffen Sie Strukturen für ein Prozessmanagement.
- Registrieren Sie sich für die Basiskomponente "Prozessplattform Sachsen" und erhalten Sie ein leistungsfähiges, webbasiertes Werkzeug für das Prozessmanagement. Ohne zusätzliche Kosten.
- Beginnen Sie mit der Dokumentation Ihrer Prozesse. Fangen Sie mit den wichtigsten an. Hier kann das Musterprozessregister Sachsen eine gute Basis sein.
"Ein Austausch mit anderen Verwaltungen zu Prozessen und Prozessmanagement findet statt. Wir lernen voneinander."
Prozesse und Prozessmanagement sind ein Eckpfeiler einer zukunftsfähigen Verwaltung. Der Aufbau eines Prozessmanagements und die Pflege der Prozesse bedeuten allerdings Aufwand. Hier kann ein Austausch mit anderen Verwaltungen viele Vorteile bringen. Verwaltungen haben viele gleichartige Aufgaben, und dabei geht es nicht nur um die weisungsgebundenen Pflichtaufgaben. Durch Austausch zum Thema, Best Practices oder auch gemeinsame Erarbeitung von Prozessen kann der Aufwand für die einzelne Verwaltung sinken und allen ein schnelleres Vorankommen ermöglichen.
Was können erste Schritte sein?
- Verschaffen Sie sich einen Überblick, ob Sie sich schon mit anderen Verwaltungen zu Prozessen und Prozessmanagement austauschen.
- Nutzen Sie das Prozessnetzwerk Sachsen in der Basiskomponente Prozessplattform.
- Prüfen Sie, ob es in Ihrer Nachbarschaft Verwaltungen gibt, mit denen Sie dieses Thema gemeinsam angehen können.
"Eine mögliche Automatisierung wird bei der Überarbeitung von Prozessen immer mitgedacht."
Automatisierung von Prozessen bedeutet, das Prozesse mit weniger menschlicher Interaktion durch IT-Systeme abgearbeitet werden können. Eingriffe von Mitarbeitenden werden auf ein nötiges Minimum reduziert. In der Folge sinkt der Aufwand und damit die nötigen Mitarbeiter-Kapazitäten, die Bearbeitungsgeschwindigkeit von Vorgängen steigt. Vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung kann die Verwaltung so sicherstellen, dass die Aufgaben auch mit weniger Personal erfüllt werden können.
Was können erste Schritte sein?
- Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Automatisierungspotentiale in Ihrer Verwaltung schon existieren.
- Sensibilisieren Sie alle Beteiligten zu den Vorteilen von Automatisierung.
- Sorgen Sie dafür, dass bei jeder Überarbeitung von Prozessen und Abläufen aktiv nach Potenzialen zur Automatisierung gesucht wird. Und dass diese umgesetzt werden, wenn es möglich ist.