Themenfeld Daten
Worum geht es und warum ist das wichtig?
Die Zukunft der Verwaltung ist datengetrieben. Nicht nur zur Umsetzung der Once Only-Strategie, auch für Automatisierung sind Daten in einer guten Qualität eine Grundlage. Und Daten können, als Open Data zur Verfügung gestellt, Geschäftsmodelle ermöglichen und weiteren Nutzen in der Gesellschaft stiften. Um dies alles zu ermöglichen, müssen die Daten der Verwaltung stärker in den Blick genommen werden. Als Nebeneffekt erfüllen Sie Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit.
Haben Sie sich schon mit den Daten beschäftigt, die Ihre Verwaltung verarbeitet? Haben Sie schon darüber nachgedacht, welchen Mehrwert über die bisherige Verwendung hinaus generieren könnten?
Der Potenzialcheck - wo stehen Sie?
"Es ist bekannt und dokumentiert, welche Daten an welchen Stellen in der Verwaltung verarbeitet werden. Diese Dokumentation wird ständig aktuell gehalten."
Daten sind eine wichtige Grundlage des Verwaltungshandelns. Egal, auf welchem Weg sie entstanden und in die Verwaltung gekommen sind: Alle Entscheidungen der Verwaltung basieren auf Daten und den daraus abgeleiteten Schlussfolgerungen. Es ist wichtig zu wissen, welche Daten wo in der Verwaltung verarbeitet oder gespeichert werden: Als Basis für Optimierungen, z. Bsp. durch Vermeiden von unnötig redundantem Speichern. Als Basis für Automatisierungen. Für die Umsetzung von Datenschutz und Informationssicherheit. Und auch um herauszufinden, ob Daten weiteren Nutzen stiften können. Zum Beispiel durch Verwendung als Open Data.
Was können erste Schritte sein?
- Prüfen Sie, ob in Ihrer Verwaltung schon dokumentiert ist, welche Daten verarbeitet werden.
- Sensibilisieren Sie alle Beteiligten, wie wichtig die Kenntnis der verarbeiteten Daten ist.
- Schaffen Sie Strukturen, die eine Dokumentation der verarbeiteten Daten ermöglicht.
"Eine Datenstrategie ist vorhanden. Daten sind als wichtige Basis für eine zukunftsorientierte Verwaltung beschrieben."
Eine Datenstrategie beschreibt, wie Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert, und verwendet werden. Sie macht transparent, welche Daten verarbeitet werden, welche Ziele damit verfolgt werden, welchen Nutzen die verarbeiteten Daten erbringen. Sie berücksichtigt verschieden Aspekte, unter anderem Datenqualität, Datenanalyse, Datenschutz. Eine Datenstrategie sorgt dafür, dass die für die Verwaltung richtigen und wichtigen Daten verarbeitet werden.
Was können erste Schritte sein?
- Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, was eine Datenstrategie beinhaltet, was sie bedeutet.
- Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Aspekte einer Datenstrategie in Ihrer Verwaltung schon dokumentiert sind. Können diese zusammengeführt werden?
"Die Datenqualität wird aktiv gesteuert. Entsprechende Prozesse sind eingerichtet."
Daten sind eine wichtige Grundlage des Verwaltungshandelns. Und gute Entscheidungen beruhen auf guten Daten. Diese Daten werden aber von verschiedenen Stellen in der Verwaltung verarbeitet, die unterschiedliche Perspektiven haben. Das erhöht die Gefahr, dass die Daten "schlechter" werden: Unterschiedliche Schreibweisen von Adressen können dazu führen, das automatische Abgleiche nicht möglich sind - ist der Straßenname ausgeschrieben oder abgekürzt? Werden bestimmte Kennzeichen überall gleich verwendet? Die Datenqualität muss aktiv gesteuert werden.
Was können erste Schritte sein?
- Verschaffen Sie sich einen Überblick, ob es schon Regelungen oder Strukturen zur Datenqualität in Ihrer Verwaltung gibt.
- Sensibilisieren Sie die Beteiligten für das Thema Datenqualität.
- Prüfen Sie, ob es einfache Maßnahmen gibt um die Datenqualität sicherzustellen oder zu erhöhen.