Themenfeld IT-Infrastruktur und Anwendungen
Worum geht es und warum ist das wichtig?
Digitalisierung geht nicht ohne eine leistungsfähige IT-Landschaft. Dies beinhaltet sowohl die Fachverfahren, mit denen Ihre Mitarbeitenden täglich ihre Aufgaben erfüllen, als auch die dafür notwendige IT-Infrastruktur aus Hardware, Netzen, Betriebssystemen und weiteren Diensten. Diese müssen stabil, performant und sicher verfügbar sein. Bei der Beschaffung von Fachverfahren muss darauf geachtet werden, dass sich diese in die bestehende IT-Landschaft gut integrieren lassen, z. Bsp. durch entsprechende standardisierte Schnittstellen. Die IT-Landschaft muss resilient aufgestellt sein: Störfälle sollten nicht zu einem totalen oder längeren Stillstand führen.
Eine aktive Steuerung der IT-Landschaft ist die Voraussetzung dafür. Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen Systemen müssen transparent sein. Systeme müssen regelmäßig aktualisiert, Informationssicherheit und Datenschutz gewährleistet werden.
Wird Ihre IT aktiv gesteuert? Reagieren Sie nur auf Vorfälle oder agieren Sie, um Störungen und Ausfälle weitgehend zu vermeiden? Ist Ihre IT flexibel und zukunftsfähig an Ihren Anforderungen ausgerichtet?
Der Potenzialcheck - Wo stehen Sie?
"Die Prozesse zur Bereitstellung und zum Betrieb der IT-Infrastruktur und der Anwendungen werden aktiv gesteuert. Ein IT-Servicemanagement ist etabliert. Verantwortliche sind benannt und mit den entsprechenden Kompetenzen ausgestattet."
Eine gute IT-Landschaft ist die Basis dafür, dass Ihre Prozesse und Abläufe optimal unterstützt werden. Denn ohne IT sind die Aufgaben einer Verwaltung heute nicht mehr zu erfüllen. Aber ein gute IT-Landschaft kommt nicht von allein. Damit Ihre IT-Systeme und Fachverfahren Ihre Erwartungen erfüllen können, braucht es Verantwortliche, die sich aktiv um Ihre IT-Landschaft kümmern. Nicht erst, wenn es "im Serverraum raucht". Störungen müssen weitgehend vermieden werden. Wenn sie dennoch auftreten, ist eine schnelle Beseitigung nötig. Nutzerfragen müssen schnell geklärt werden. Das alles erfordert gut eingerichtete Prozesse und Verantwortlichkeiten.
Was können erste Schritte sein?
- Verschaffen Sie sich einen Überblick: Wie wird die IT-Landschaft in Ihrer Verwaltung aktuell betrieben? Wer ist Verantwortlich? Sind Prozesse eingerichtet?
- Prüfen Sie, ob Sie über eine vollständige Dokumentation Ihrer IT-Landschaft verfügen. Wissen Sie, welche Systeme und Fachverfahren im Einsatz sind?
"Die IT-Infrastruktur und die Anwendungslandschaft werden aktiv gesteuert und mittelfristig geplant. Der Bedarf der Fachbereiche wird regelmäßig erhoben und fließt in diese Planung ein. Optimierungspotentiale werden aktiv gesucht und genutzt."
Egal, wie gut Ihre IT-Landschaft im Moment auch ist: Sie wird es nicht bleiben. Anforderungen ändern sich. Systeme werden älter, Fachverfahren abgekündigt. Damit Ihre IT-Landschaft auch in Zukunft leistungsfähig ist und Ihre Prozesse und Abläufe optimal unterstützen kann, gilt es eine Steuerung und Planung einzurichten. Welche Änderungen stehen in den nächsten Jahren an? Welche Anforderungen haben Ihre Fachbereiche? Kann der IT-Betrieb durch Veränderungen optimiert werden, z. Bsp. um Störungen zu verhindern? Werden Systeme abgekündigt, müssen ersetzt werden? Was bedeutet dies dann für den Betrieb, für Ihre Fachbereiche? Wie können solche Änderungen so durchgeführt werden, dass Ihre Prozesse und Abläufe möglichst wenig beeinträchtigt werden?
Sie fragen sich vielleicht, was der Unterschied zum ersten Punkt ist? Der erste Punkt beschäftigt sich mit dem Betrieb des Vorhandenen. Hier geht es nur darum, das am Laufen zu halten, was jetzt da ist. Mit zunehmendem Alter von Systemen wird das aufwändiger. Der zweite Punkt, die Steuerung, beschäftigt sich damit, wie die IT-Landschaft in Zukunft aussehen soll und welche Schritte in welcher Reihenfolge dazu nötig sind. Das beinhaltet auch Optimierungen. Also Veränderungen, die den Betrieb effizienter machen.
Wichtig: Auch bei der IT kann inzwischen vieles ausgelagert werden. Die Steuerung aber darf nicht aus der Hand gegeben werden! Sie bestimmen, wie Ihre Verwaltung in Zukunft arbeiten soll!
Was können erste Schritte sein?
- Schaffen Sie Strukturen und Verantwortlichkeiten, um eine vorausschauende Planung zu ermöglichen. Das kann externe Dienstleister einbeziehen.
- Sorgen Sie dafür, dass sie alle wichtigen Informationen von Anbietern rechtzeitig bekommen: Werden Lösungen abgekündigt? Das betrifft Systeme und Fachverfahren.
"Informationssicherheit und Datenschutz werden aktiv gesteuert und bei allen Änderungen berücksichtigt bzw. mitgedacht. Die entsprechenden Prozesse sind eingerichtet und werden fortgeschrieben."
Informationssicherheit und Datenschutz sind essentiell beim Einsatz von IT. Verwaltungen arbeiten mit sensiblen Daten, die ihnen von Bürgern und Unternehmen anvertraut werden. Der Verlust oder die unbeabsichtigte Veröffentlichung von Daten muss verhindert werden. Die Verwaltung muss arbeitsfähig bleiben, um Leistungen für Bürger und Unternehmen zu erbringen. Und da alle wichtigen Prozesse und Abläufe von IT unterstützt werden, muss auch die IT-Landschaft betriebsfähig bleiben bzw. schnell wieder betriebsfähig sein. Nicht nur Vorsorge, auch Notfallmanagement muss berücksichtigt werden.
Was können erste Schritte sein?
- Prüfen Sie, ob Sie für Ihre Verwaltung einen Beauftragten für Informationssicherheit (BfIS) und einen Datenschutzbeauftragen benannt haben. Diese sollten nicht direkt mit dem Betrieb Ihrer IT-Landschaft beschäftigt sein!
- Prüfen Sie, ob die von Ihnen benannten Beauftragten aktiv sind. Werden Schulungen und Sensibilisierungen durchgeführt? Liegen Ihnen Berichte über die Tätigkeit der Beauftragten vor?