Themenfeld Steuerung und Struktur
Worum geht es und warum ist das wichtig?
Abläufe in der Verwaltung sollten aktiv gesteuert und auf Optimierungspotentiale geprüft werden. Kennzahlen können dabei helfen, Engpässe aufzudecken und zielgerichtet anzugehen. Als lernende Organisation sind Sie darauf angewiesen, solche Engpässe zu erkennen und transparent zu machen. Alle Themen rund um die Digitalisierung sollten an einer Stelle zentral zusammenlaufen und von dieser gesteuert und priorisiert werden. So können Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Dabei sollten alle Themen, sowohl die digitale Verwaltung als auch Initiativen zu Smart City bzw. Smart Region, an dieser zentralen Stelle zusammenlaufen.
Beschäftigen Sie sich intensiv damit, wie Sie Dinge in Ihrer Verwaltung tun? Koordinieren Sie alle Themen rund um die Digitalisierung an einer zentralen Stelle?
Der Potenzialcheck - wo stehen Sie?
"Für die Digitalisierung ist ein Verantwortlicher benannt, der das Thema aktiv steuert. Eine geeignete Projektorganisation ist eingesetzt."
Digitalisierung bedeutet eine Menge Maßnahmen und Aktivitäten, die in verschiedenen Fachbereichen laufen. Und häufig parallel. Eine zentrale Stelle, eine Rolle, die diese Maßnahmen koordiniert und steuert, ist unabdingbar für den Erfolg. Ausgestattet mit den richtigen Kompetenzen, Methoden und Werkzeugen. Dies kann Ihr Digital-Navigator sein.
Was können erste Schritte sein?
- Benennen Sie einen Verantwortlichen, der alle Aktivitäten rund um die Digitalisierung koordiniert und steuert.
- Sorgen Sie dafür, dass alle Aktivitäten rund um die Digitalisierung an dieser Stelle zusammenlaufen.
- Sorgen Sie dafür, dass das gesamte Haus über diese Strukturen informiert ist.
"Die Abläufe in der Verwaltung werden aktiv gesteuert. Es werden Kennzahlen verwendet. Das Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung ist verankert."
Um zu wissen, wo es Engpässe und Möglichkeiten zur Verbesserung gibt, muss man genau hinschauen. Kennzahlen sorgen für Transparenz und sind eine solide Basis für Gespräche zu Optimierungen. Ziel ist eine lernende Organisation. Eine Verwaltung, die bestrebt ist, sich ständig zu verbessern und weiter zu entwickeln. Mit zielgerichteten, wirksamen Maßnahmen.
Was können erste Schritte sein?
- Schaffen Sie Strukturen für ein aktives Prozessmanagement. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest.
- Wissen Sie, welche Verwaltungsvorgänge mit welchen Fallzahlen bei Ihnen laufen? Schaffen Sie eine Möglichkeit, dies auszuwerten.
- Schaffen Sie Strukturen, um Verbesserungspotential aufzudecken und zu sammeln.
"Die Haushaltsplanung berücksichtigt digitale Themen. Neben der Unterhaltung der vorhandenen Systemen ist immer auch ein Betrag für Projekte und Weiterentwicklungen eingestellt."
Egal an welcher Stelle, mit welchem Reifegrad man startet: Maßnahmen zur Digitalisierung, zur Weiterentwicklung der Verwaltung, werden am Ende immer auch Geld kosten. Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung von Maßnahmen und Aktivitäten sind ausreichend verfügbare Finanzmittel. Neben den Mitteln für den Betrieb der aktuell eingesetzten IT-Infrastruktur müssen auch Mittel für Veränderungsprojekte zur Verfügung stehen. Und im Idealfall eine Art "Experimentierbudget".
Was können erste Schritte sein?
- Sorgen Sie dafür, dass IT-Infrastruktur und Maßnahmen zur Digitalisierung in der mittelfristigen Haushaltsplanung berücksichtigt werden. Hier kann die Digitale Agenda als Grundlage dienen.
- Tauschen Sie sich mit anderen Verwaltungen aus: Gibt es vielleicht Förderprogramme? Kann man Dinge gemeinsam tun?
- Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis darüber, dass Digitalisierung und IT nicht nur Geld kosten, sondern auch einen Nutzen generieren. Machen Sie diesen transparent.