Dokumentenmanagement und E-Akte

Behördliches Schriftgut ist ein wichtiger Bestandteil einer Verwaltung. In den Akten, Vorgängen und Dokumenten schlummert das geballte Wissen. Im Schriftgut wird nachvollziehbar dokumentiert, wer wann was und warum getan hat.

Egal, ob Schriftgut im Papier oder elektronisch abgelegt wird: Es müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden, um eine ordnungsgemäße Aktenführung zu garantieren.

Auf diesen Seiten können Sie sich zum Thema E-Akte und Dokumentenmanagement informieren.

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  • Schriftformerfordernis

    DMS und E-Akte und die Fragen, was eigentlich "schriftlich" heißt und wann es "schriftlich" notwendig ist, gehören eng zusammen. Ein paar gute Grundlageninformationen gab es im Digitalen Frühstück am 18.10.2024. Hier können Sie den Impulsvortrag noch einmal "nachschauen".

  • Organisation vor IT

    Auch wenn es noch so verlockend erscheint, sich sofort auf die Auswahl eines Softwareprodukts zu konzentrieren: DMS und E-Akte einzuführen, sind in erster Linie Organisationsvorhaben. Es geht darum, die Schriftgutverwaltung in den digitalen Kontext zu setzen. Machen Sie sich also zuerst Gedanken, wie das bisher läuft und wie Sie ein Softwareprodukt beim Prozess der behördlichen Schriftgutverwaltung unterstützen kann.

  • Der Lebenszyklus von Schriftgut

    Schriftgut - egal ob in Papierform oder digital - folgt einem Lebenszyklus, den wir auch bei der Schriftgutverwaltung beachten müssen. Es gibt folgende fünf Phasen:

    1. Phase: Schriftgut entsteht oder wird empfangen.
    2. Phase: Schriftgut wird (abschließend) bearbeitet.
    3. Phase: Schriftgut wird für die vorgeschriebene Zeitdauer aufbewahrt.
    4. Phase: Schriftgut wird nach der Aufbewahrungsfrist ausgesondert.
    5. Phase: Schriftgut wird entweder zeitlich unbefristet in einem Archiv aufbewahrt oder - wenn es nicht als archivwürdig bewertet wurde - vernichtet.

  • Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Pflicht!

    Im Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes steht, dass die vollziehende Gewalt - zu der auch die Verwaltung gehört - sich an Gesetz und Recht zu halten hat. Damit dies auch nachvollziehbar und transparent dokumentiert ist, braucht es eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung. Und die findet nicht im Outlookpostfach, in der Dateiablage oder in der "Handakte" eines Bearbeiters statt.