Kanban und Kanban-Board

Der Begriff "Kanban-Board" ist Ihnen bestimmt auch schon begegnet. Im Projektmanagement, in Workshops, wenn es darum geht Aufgaben zu verwalten.

Aber was steckt hinter dem Kanban-Board?

Kanban heißt übersetzt "Signalkarte" und stammt aus der Industrie. In den 1940er Jahren entwickelte Toyota dieses System zur Steuerung von Produktionsabläufen. Sehen Sie sich dazu gern das Video an, welches wir rechts in der Navigationsleiste verlinkt haben.

Ein zentraler Bestandteil von Kanban ist das Visualisieren, das Sichtbar-Machen, von Aufgaben und Aufgabenlast. Dieser Teil wurde auch in die Projekt- und Aufgabensteuerung jenseits von Produktionsabläufen übernommen. In der Navigationsleiste rechts haben wir dazu ein kleines Video verlinkt.

Für diese Visualisierung kommt das Kanban-Board zum Einsatz. Hier werden Aufgaben in mehreren Spalten "angeheftet". Wichtige Spalten sind dabei:

Die Spalte "To Do": Diese befindet sich ganz links, und hier landen alle Aufgaben, die anstehen und noch nicht begonnen wurden.
Die Spalte "Fertig": Diese befindet sich ganz am Ende. Hier landen alle Aufgaben, die abgeschlossen sind.

Dazwischen sind Sie in der Gestaltung frei und können Anzahl und Zweck Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Größe des Boards zwingt Sie dabei von selbst dazu, sich auf wesentliche Spalten zu beschränken.

Die Verwendung von Kanban-Boards folgt verschiedenen Grundprinzipien:

Jede Spalte zwischen den Spalten "To Do" und "Fertig" steht für einen Schritt in der Abarbeitung oder auch für einen Verantwortlichen.
Die Aufgabe wandert vom "Entstehen" (dem Anheften in der Spalte "To Do") Schritt für Schritt in die Spalte "Fertig".
Aufgaben werden nicht zugewiesen. Die Verantwortlichen für die einzelnen Schritte (=Spalten) ziehen eine Aufgabe aus der vorherigen Spalte, wenn sie eine andere Aufgabe erledigt haben.
Für jede Spalte sollte es eine Begrenzung geben, wie viele Aufgaben gleichzeitig in der Spalte (also im jeweiligen Schritt) sind. Das ist das sogenannte "Work in progress"-Limit. Warum? Ziel ist die Abarbeitung von Aufgaben. Und eine steigende Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig "auf dem Tisch" liegen, sorgen nur dafür dass die Erledigung aller Aufgaben länger braucht. Daher sollte nur eine bestimmte, niedrige Anzahl von Aufgaben gleichzeitig in der jeweiligen Spalte liegen, die aktuell bearbeitet werden und die zeit der Verantwortlichen beansprucht.

Einfach starten

Ein Kanban-Board kann in fast jedem Kontext zur Steuerung und Strukturierung von Aufgaben und Aufgabenflüssen verwendet werden. Der Einstieg ist einfach: Sie benötigen ein Board oder eine Wand und Klebezettel. Und Sie gewinnen leicht Klarheit über die Aufgaben und die Arbeitslast. Das hilft bei der Priorisierung.

Sie haben noch Fragen? Kommen Sie gern auf uns zu!