Ein/e Datenschutzbeauftragte/r (DSB) kontrolliert die Einhaltung des Datenschutzes in der Kommune und leistet Beratung zu datenschutzrechtlichen Fragen. Artikel 37 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutz Grundverordnung verpflichtet jede öffentliche Stelle und damit auch jede Stadt oder Gemeinde zur Benennung einer/eines DSB.
Die Bestellung kann dabei intern an eine/n Beschäftigte/n erfolgen oder extern beauftragt werden. Das Aufgabengebiet verbleibt bei beiden Modellen gleich. Vorteil einer externen Beauftragung ist häufig, das so Spezialwissen und umfangreichere praktische Erfahrung verfügbar wird. Von Nachteil ist hingegen die Distanz der/des Beauftragten zum alltäglichen Verwaltungsablauf in der eigenen Verwaltung.
Formell erfolgt die Benennung der/des DSB durch die Veröffentlichung von dessen Kontaktdaten und durch die Meldung an die/den Sächsische/n Datenschutzbeauftragte/n gemäß Artikel 37 Absatz 7 DSGVO.
Zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt die/der DSB Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis, wie auch Kenntnisse über die internen Prozesse der öffentlichen Stelle sowie fundiertes Fachwissen bezüglich des IT-Systems und den IT-Sicherheitsmaßnahmen. Das benötigte Niveau des Fachwissens richtet sich nach den Verarbeitungsvorgängen und dem erforderlichen Schutz der personenbezogenen Daten sowie der Komplexität der Datenverarbeitung.
Es besteht gemäß Artikel 37 Absatz 3 Datenschutz-Grundverordnung auch die Möglichkeit, für mehrere Städte oder Gemeinden unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und ihrer Größe eine/n gemeinsame/n DSB zu benennen. Dies kann beispielsweise im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit ausgestaltet werden. Von Vorteil ist dabei, wenn die/der gemeinsame DSB dadurch ausschließlich in dieser Funktion arbeiten kann (wie sonst vor allem bei externen DSB). Dadurch wird die Aneignung von Fachwissen und die Sammlung praktischer Erfahrung besonders gefördert und die Spezialfähigkeiten der/des DSB werden effizient genutzt. Weiterhin verbleiben alle Kenntnisse zu internen Abläufen und Expertise in den beteiligten Verwaltungen.